Geplaatst op: 25 / 08 / 2022
De Komexo Implementatiemethodiek: Maximaal resultaat met minimale capaciteitsbelasting voor de klant
Het implementeren van nieuwe software binnen draaiende organisaties is een lastige opgave. Zo’n implementatie kost tijd en aandacht van het personeel. Kostbare tijd en aandacht die er niet altijd is. Waar andere softwarebedrijven veel aandacht vragen van een organisatie, vraagt Komexo met hun uitgebreide kennis, kunde en ervaring het minimale. Met deze aanpak heeft Komexo het implementatietraject vereenvoudigd en wordt de doorlooptijd verkort. In dit artikel lees je de zeven stappen van Komexo naar een succesvolle implementatie. Een praktische methode met optimaal resultaat!
Een snelle start met de Quick Scan
Om de applicatie KomexoBeton te implementeren worden een aantal stappen ondernomen. Ronald Hufener, algemeen directeur van Komexo, vertelt: ‘De kracht van Komexo is dat we heel snel de diepte in kunnen duiken. In korte tijd leren wij de organisatie van de klant kennen en zien we waar de “quick wins” te halen zijn. Zo brengen we alle essentiële processen in kaart.’ De eerste stap heet dan ook de Quick Scan, waarbij de functionele en financiële omvang van het traject centraal staan. Met behulp van diverse gesprekken, analyses en verzamelde documentatie stelt Komexo een projectplan op.
Een duidelijke visie met de Kick-Of
Wanneer de doelstellingen duidelijk zijn gaat Komexo aan de slag. Door middel van een Kick-Off wordt de inhoud van het project besproken. Het is belangrijk dat iedereen het belang van het traject inziet. Ronald Hufener legt uit: ‘De “winkel” blijft altijd open en het personeel heeft vaak weinig tijd voor ons. Toch moet er een nieuw systeem geïmplementeerd worden. Met de neuzen dezelfde kant op kunnen wij met zo min mogelijk tijd van het personeel verder.’ Op basis van de besproken wensen wordt de volgende stap naar het Core Model gemaakt.
Van concept naar blauwdruk met het Core Model
Het Core Model wordt gezien als de blauwdruk van het eindproduct. In dit model worden alle noodzakelijke functionaliteiten ingericht en wordt er een structuur toegepast. Alle processen worden hiermee ondersteund. Zo krijgt de organisatie een indruk van de look & feel van de applicatie. De blauwdruk wordt gepresenteerd aan een groep key-users die vervolgens verantwoordelijk is voor de kennisoverdracht.
De Conference Room Pilot
Ronald Hufener vertelt: ‘Bij de Conference Room Pilot (CRP) is het systeem al zodanig ingericht dat we alle processen kunnen doorlopen met de database van de organisatie zelf. In feite laten wij in een presentatie zien hoe het systeem voor hun werkt. Dit doen we in samenwerking met de key-users. Op deze wijze kunnen we met zo min mogelijk mensen zo veel mogelijk bereiken.’ Tijdens én na de CRP kunnen de aanwezige key-users altijd terugkoppeling geven. Komexo maakt op basis daarvan een gap-analyse. Zo wordt het systeem op de beste manier ingericht.
Roll-Out
In de Roll-Out fase worden eventuele punten die uit de CRP naar voren komen verwerkt en toegepast. Vervolgens wordt per afdeling de juiste functionaliteit uitgerold. De afdelingsverantwoordelijke key-user zorgt voor de verdere verspreiding van het systeem. Ondertussen ontwikkelt Komexo het overgangsscenario voor de aanstaande live-gang van KomexoBeton.
Testen, testen en nog eens testen
Na aanpassingen en acceptatie van de organisatie kan het testen van de applicatie volop beginnen. In deze Test & Train fase werken key-users en eindgebruikers samen om alle processen zelf te doorlopen. De applicatie wordt nog een keer onder de loep genomen om er zeker van te zijn dat alles werkt zoals het hoort. Daarnaast zorgt de nauwe samenwerking tussen key-users en eindgebruikers ervoor dat de organisatie op eigen benen staat wanneer de applicatie eenmaal live gaat. Learning by doing!
KomexoBeton gaat live
Nadat alle fases zijn doorlopen, is het moment daar: KomexoBeton gaat live! In deze laatste stap gaan veel gebruikers voor het eerst echt aan de slag met de applicatie. De ondersteuning van de key-users is in deze fase cruciaal.
Met behulp van het Core Model en de Conference Room Pilot laat Komexo zien wat aanpakken is. Snel en doelgericht, met een minimale capaciteitsbelasting. ‘Na de livegang van KomexoBeton kunnen wij werken aan de zogenaamde “nice-to-haves”. Zo breiden we het systeem verder uit en wordt het alleen maar beter. Bij Komexo weten we wat de betonner nodig heeft’, aldus algemeen directeur Ronald Hufener.
